Ausgabe 02 – Warum der Einstieg einfacher ist, als viele denken …
Inhaltsüberblick:
- Zahlen über die aktuelle Nutzung in Deutschland
- 5 Schritte für Deinen KI – Einstieg
- 3 KI Tools, mit denen Du sofort starten kannst
Viele verbinden KI immer zuerst mit einem Tool: ChatGPT. Wahrscheinlich hattest auch du erste Versuche: eine Frage gestellt, einen Text optimieren lassen oder eine Idee abgefragt.
Das ist ein super erster Schritt. Und gleichzeitig nur ein Bruchteil dessen, was KI im Mittelstand leisten kann.
Die Realität ist: Unternehmen brauchen heute Entlastung, nicht mehr Tools. Mehr Übersicht, nicht mehr Meetings. Mehr prozessuale Klarheit, nicht mehr operative Hektik.
Genau hier entfaltet KI ihre Wirkung: Im praktischen Alltag, nicht im Innovationslabor.
Ein kurzer Blick auf Deutschland zeigt, wie stark der Trend inzwischen ist:
- 37 % der befragten Unternehmen setzen bereits KI ein
- In großen Unternehmen sogar 66 %
- 27 % planen den Einstieg in den nächsten 12 Monaten
- viele rechnen mit über 10 % Produktivitätssteigerung
(Quellen: Bitkom, ifo Institut Institut der deutschen Wirtschaft, Bunsdesnetzagentur)
👉🏼 Der Schalter ist also umgelegt: Nicht ob, sondern wie startet man.
Damit du sofort loslegen kannst, hier fünf Schritte, die überall funktionieren – egal ob Einzelunternehmer, kleines Team, Mittelstand oder wachsendes Unternehmen.
1) Starte mit einem kleinen, klaren Ziel
Viele KI-Projekte scheitern, bevor sie beginnen – nicht, weil die Technik fehlt, sondern weil ein konkretes Ziel fehlt, interne Strukturen oder Verantwortlichkeiten um sich diesem Thema nachhaltig zu widmen. Keine Zeit ist ja immer …
Darum ist unsere Empfehlung mit einem klaren, kleinen und realistischen Ziel zu starten, das in 14 Tagen testbar ist.
Die helfende Frage für dich:
- Was wäre ein erster „Mini“ Erfolg, der uns sofort entlastet?
- Welche Aufgabe nervt uns regelmäßig?
- Was können wir schnell ausprobieren, ohne Prozesse umzubauen?
Und dann formuliere dein Ziel nach SMART: (Wer kennt´s?)
- Spezifisch → „Wir reduzieren die tägliche E-Mail-Bearbeitungszeit.“
- Messbar → „…um zehn Minuten pro Tag.“
- Attraktiv → „…damit mehr Zeit für Kunden bleibt.“
- Realistisch → „Wir testen das mit einem Team.“
- Terminiert → „…für 14 Tage, bis zum …“
So sieht ein echter Start aus. Nicht überfrachtet – sondern einfach, klar und umsetzbar.
2) Identifiziere drei Zeitfresser, die KI heute schon übernehmen kann
Der größte Irrtum im Mittelstand: „Unsere Prozesse sind zu individuell für KI.“
Fakt ist: 80 % der Zeitverluste entstehen bei Aufgaben, die überall vorkommen. Und genau hier wirkt KI sofort.
Usecase: Stell Dir und Deinem Team doch mal die Frage:
„Welche drei Aufgaben kosten uns jeden Tag unnötig Zeit – ohne echten Mehrwert?“
Typische KI-Einstiegsfelder:
- Standard-E-Mails („Können Sie mir bitte…?“)
- Kundenrückfragen per Telefon oder Mail
- Dokumentationen & Protokolle & Rechnungen & Angebote
- interne Recherchen („Wo steht nochmal…?“)
- einfache Analysen
- Textzusammenfassungen
Die Kunst ist nicht, den Großprozess zu automatisieren – sondern die kleinen Löcher zu stopfen, durch die jeden Tag Stunden verschwinden.
3) Richte einen Mini-KI-Piloten ein (14 Tage – nicht länger)
Viele Unternehmen starten zu groß, zu komplex, zu theoretisch. Dabei braucht ein guter KI-Pilot genau drei Dinge:
1. Eine klar definierte Aufgabe z. B. „KI sortiert täglich alle eingehenden Kundenmails nach Wichtigkeit und erstellt eine Zusammenfassung.“
2. Ein Testzeitraum von 14 Tagen – Das ist genug Zeit, um Wirkung zu sehen.
3. Zwei kurze Check-ins Woche 1 → Was läuft gut? Woche 2 → Was verändern wir?
Ein KI-Pilot ist kein Projekt. Er ist eine Erfahrung. Und die ist oft der Augenöffner.
4) Nimm dein Team mit!
Auch wenn die KI-Diskussion sich entspannt hat – Sorgen sind immer noch da.
Viele fragen sich:
- „Macht KI meinen Job überflüssig?“
- „Bin ich gut genug dafür?“
- „Ist das nicht viel zu technisch?“
Darum ist transparente Kommunikation entscheidend:
KI ersetzt keine Menschen. KI entlastet Menschen.
Besprecht im Team konkret:
- Was fällt weg (Routine).
- Was dadurch entsteht (Zeit, Qualität, Ruhe).
- Wie KI sie unterstützt (nicht ersetzt).
Wenn Mitarbeitende erleben, dass KI ihnen den Rücken freihält, ändert sich die komplette Stimmung im Unternehmen.
5) Feiere Quick Wins – sie sind die Währung, mit der KI-Projekte leben
Quick Wins sind kein „Nice to have“. Sie sind entscheidend.
Warum?
- Sie zeigen: „Es funktioniert.“
- Sie motivieren: „Wir können das.“
- Sie überzeugen: „Wir sollten weitergehen.“
- Sie entlasten: „Es wird wirklich leichter.“
Typische Aha-Momente:
- Eine 45-Minuten-Mail dauert 5 Minuten
- Ein 6-Seiten-PDF wird in 10 Sekunden strukturiert
- Ein Excel-Bericht ist plötzlich verständlich
- Kundenanfragen werden sofort beantwortet
Erst wenn dieser Effekt spürbar ist, wird KI vom Konzept zur Routine.
Drei Tools, mit denen du sofort starten kannst
(als Beispiele, es gibt natürlich noch viele weitere)
🔧 1) ChatGPT (Teams oder Plus)
Perfekt für:
- Texte, E-Mails, Vorlagen
- Angebotsbausteine
- Meeting-Notizen
- strategische Analysen & Ideenentwicklung
- Zusammenfassungen
- Prozessentwürfe
3 Mini-Prompts, die sofort Wirkung bringen:
- „Verbessere diesen Text. Klar, kurz, professionell. Drei Varianten.“
- „Strukturiere das … in Problem → Analyse → Lösung.“
- „Fasse diese Mail in 5 Stichpunkten zusammen und formuliere eine Antwort vor.“
Viele denken, sie kennen ChatGPT – bis sie erleben, was ein wirklich guter Prompt auslöst.
🔧 2) Microsoft Copilot
Super, wenn ihr mit Microsoft 365 arbeitet.
Top für:
- Outlook → Zusammenfassungen + Antworten
- Excel → Analysen + Visualisierungen
- PowerPoint → komplette Präsentationen
- Word → Automatisierte Gliederungen
- Meeting-Notizen → To-dos & Entscheidungen extrahiert
Copilot macht Office nicht besser. Es macht Office schneller.
🔧 3) Zapier
Einsatzgebiet für kleine Automatisierungen (ohne Programmieren).
Warum gut:
- Kein Entwickler nötig
- Viele kostenlose Templates
- Mit ChatGPT kombinierbar (z. B. E-Mail-Antworten generieren)
- Sofort sichtbare Ergebnisse
Typischer Einstieg:
- E-Mails automatisch kategorisieren
- Aufgaben aus Mails erzeugen
- Social-Media-Workflows
- Kleine Textautomationen mit KI
Fazit: KI muss nicht groß starten – nur sinnvoll
Ein guter KI-Einstieg ist kein Großprojekt, sondern ein Prozess, der Schritt für Schritt Wirkung zeigt. Er überfordert niemanden, bringt schnell erste Ergebnisse und schafft Vertrauen im Team, weil alle unmittelbar spüren, dass Aufgaben leichter werden. KI entlastet sofort im Alltag, steigert die Produktivität und öffnet neue Möglichkeiten, die vorher nicht sichtbar waren.
Genau diesen Ansatz verfolgen wir in unserer Arbeit mit Unternehmen jeden Tag – klar, pragmatisch und auf Wunsch sogar förderfähig.
Das bedeutet für dich:
➡️ Bis zu 80 % Zuschuss für unsere Leistungen, z. B.:
- KI-Beratung
- Digitalisierung & Prozessoptimierung
- Strategische Workshops
- Coaching & Teamentwicklung
- Einführung smarter Automatisierung
- Implementierung Voice- oder Chatbots
Wenn Du Fragen hast oder wissen willst wie Du auch in Deinem Unternehmen starten kannst, dann melde dich gern.
